Viết sai thông tin hóa đơn điện tử VNPT là nguyên nhân dẫn đến rủi ro và tranh chấp giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước hoặc khách hàng. Bạn có thể xử lý hóa đơn điện tử viết sai VNPT nhanh chóng nếu thực hiện đúng theo các hướng dẫn dưới đây.

1. 4 lỗi viết sai hóa đơn điện tử VNPT thường gặp

Có 4 loại lỗi sai khi viết hoá đơn điện tử VNPT và tương ứng với mỗi loại lỗi sẽ có những cách giải quyết khác nhau. Bảng mô tả dưới đây sẽ giúp bạn nhận biết lỗi sai có thể mắc phải khi viết hoá đơn điện tử VNPT

Tùy thuộc vào lỗi sai và tính chất sai, doanh nghiệp có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử VNPT gồm:

• Thông báo về lỗi sai nội dung hóa đơn điện tử cho người mua (không cần sửa thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT và xuất lại/xuất mới hoá đơn)
• Điều chỉnh thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT
• Huỷ hoá đơn ghi sai trên nền tảng VNPT và xuất mới hoá đơn khác trên nền tảng VNPT

Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn cụ thể về 3 cách giải quyết trên.

4 lỗi sai thường gặp khi lập và xuất hoá đơn điện tử 

Có thể bạn quan tâm: Cách xử lý HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

2. Hướng xử lý 1: Doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua

Đây là cách giải quyết khá đơn giản, không tốn thời gian và công sức của hai bên. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng với những lỗi sai đơn giản như sau:

2.1. Trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua

Theo điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua về hoá đơn điện tử đã gửi đi và chỉ sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua. Cách này không được áp dụng nếu hoá đơn ghi sai mã số thuế hoặc những sai sót khác.

2.2. Hướng dẫn thông báo về sai sót của hóa đơn điện tử VNPT cho người mua

Doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn thông báo về sai sót trong hoá đơn điện tử VNPT sau:

• Bước 1: Nếu hóa đơn có mã cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ gửi thông báo cho cơ quan thuế (Mẫu thông báo là Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu hóa đơn không có mã cơ quan thuế thì không cần.
• Bước 2: Doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản cho bên mua về sai sót trong Hóa đơn. Phương thức gửi do hai bên thoả thuận (thường qua thư điện tử hoặc thông báo giấy qua đường chuyển phát nhanh).

Thông báo về sai sót trong hoá đơn điện tử là hướng giải quyết đơn giản, nhanh chóng

3. Hướng xử lý 2: Doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai

Cách này yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo cho người mua và tiến hành điều chỉnh nội dung trên hóa đơn điện tử cũ (không cần hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới hoàn toàn).

3.1. Những trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai

Căn cứ vào điểm b khoản 2  Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn điện tử đã lập có sai sót về:

• Mã số thuế
• Số tiền ghi trên hoá đơn
• Thuế suất, tổng tiền thuế
• Quy cách, chất lượng của hàng hoá ghi trên hoá đơn

Lưu ý:

• Hai bên có thể thỏa thuận lập văn bản thống nhất việc điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh
• Hóa đơn sau khi đã điều chỉnh luôn có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Điều chỉnh hoá đơn điện tử VNPT ghi sai thế nào?

3.2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai

Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, hay nội dung khác trong hoá đơn khi lập trên nền tảng VNPT, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào VNPT Invoice và đăng nhập

Giao diện trang VNPT Invoice

Bước 2: Truy cập thanh Menu, chọn xử lý hóa đơn. Sau đó chọn Lập hóa đơn điều chỉnh

Chọn mục “Lập hoá đơn điều chỉnh” 

Bước 3: Tìm hóa đơn điện tử bị sai sót trong mục “Tìm kiếm hoá đơn thay thế”

Tìm hoá đơn điện tử cần điều chỉnh 

Bước 4: Nhập dữ liệu hóa đơn điện tử điều chỉnh. Sau đó nhấn “Chỉnh sửa” để cập nhật hoá đơn sau khi đã điều chỉnh

Cập nhật thông tin cần điều chỉnh của hoá đơn điện tử cũ 

Bước 5: Sau khi đã lưu lại Hoá đơn điện tử điều chỉnh, hệ thống sẽ điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử ban đầu. Bạn có thể nhấp vào link hoá đơn điện tử mới để kiểm tra lại thông tin.

Sau khi thành công, hệ thống sẽ điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử ban đầu 

Xem thêm: Hóa đơn điện tử VNPT và những điều cần biết

4. Hướng xử lý 3: Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử VNPT cũ ghi sai và lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế

Cách xử lý này khá tốn thời gian và công sức vì phải đồng thời thực hiện hai bước là huỷ hoá đơn điện tử cũ và lập mới hoá đơn điện tử thay thế. Chỉ trong trường hợp được pháp luật quy định thì doanh nghiệp mới được huỷ và cần có sự thống nhất về ý chí với bên mua. Cùng tìm hiểu cách xóa hóa đơn điện tử VNPT dưới đây nhé:

4.1. Những trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử VNPT và lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế

Căn cứ vào các điều khoản tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp được hủy hóa đơn điện tử VNPT trong hai trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Hàng hóa chưa được giao nhưng bên bán đã lập và gửi hóa đơn điện tử cho bên mua. Sau đó, bên bán phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn.
• Trường hợp 2: Bên bán đã hoàn tất quá trình lập và gửi hóa đơn nhưng hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.

Cần lưu ý về các trường hợp pháp luật cho phép được huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Lưu ý:

• Doanh nghiệp không được đơn phương hủy hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán;
• Chỉ huỷ được hoá đơn điện tử nếu chưa thanh toán hoá đơn đó. Trong trường hợp hoá đơn đã thanh toán thì bạn cần huỷ thanh toán rồi mới huỷ hoá đơn.
• Hóa đơn điện tử sau khi hủy rồi vẫn phải được lưu trữ theo quy định pháp luật
• Sau khi hủy, doanh nghiệp cần lập 1 hóa đơn mới và ghi rõ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

4.2. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT và lập hóa đơn thay thế

Doanh nghiệp cần thực hiện theo thứ tự sau:

Hủy hóa đơn điện tử VNPT:

Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn giữa doanh nghiệp và người mua

Cần soạn thảo và ký biên bản huỷ hoá đơn điện tử 

Bước 2: Truy cập VNPT Invoice, đăng nhập rồi chọn mục “Xử lý hoá đơn” sau đó nhấn vào mục “Huỷ hoá đơn (không thay thế, sửa đổi)”

Chọn Huỷ hoá đơn không thay thế, sửa đổi 

Bước 3: Danh mục hoá đơn điện tử đã lập hiện lên, trong hàng “Chọn Hoá đơn” click vào hoá đơn điện tử bạn muốn huỷ. Sau đó kéo xuống cuối trang chọn ô “Huỷ hoá đơn đã chọn” màu xanh

Chọn hoá đơn và click vào ô “Huỷ hoá đơn đã chọn”

Bước 4: Vào mục “Thanh toán”, chọn ‘Huỷ thanh toán”.

Màn hình hiện lên danh sách hoá đơn điện tử đã xuất, bạn chọn hoá đơn bạn vừa huỷ, ấn vào “Huỷ thanh toán hoá đơn” ở cuối trang và chọn Ok.

Cần huỷ thanh toán mới huỷ được hoá đơn điện tử 

Bước 5: Lặp lại thao tác ở Bước 3 lần nữa. Hoá đơn huỷ sẽ có dấu gạch chéo

Hoá đơn điện tử sau khi đã huỷ trên nền tảng VNPT Invoice 

•  Ấn lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” sau đó xuất file này ở định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế.

Thiết lập hóa đơn điện tử VNPT thay thế:

• Bước 1: Vào Menu, chọn xử lý hóa đơn và chọn Lập hóa đơn thay thế.

Chọn mục Lập hoá đơn thay thế

• Bước 2: Thực hiện tìm kiếm hoá đơn cần thay thế bằng cách nhập thông tin về Mẫu số, Ký hiệu và Số hoá đơn.

Tìm kiếm hoá đơn cần thay thế 

• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin gốc của Hoá đơn điện tử cần thay thế. Bạn nhập thông tin thay đổi, sau đó bấm “Chỉnh sửa” để lưu nội dung mới vừa nhập.

Nhập nội dung mới vào Hoá đơn điện tử cần thay thế

• Bước 4: Hệ thống điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử, lúc này hoá đơn điện tử thay thế đã được lập thành công.

Hoá đơn điện tử thay thế được lập thành công 

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết in hóa đơn điện tử VNPT

Như vậy, tuỳ theo lỗi sai của hoá đơn điện tử mà lựa chọn 1 trong 3 cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai VNPT đã được hướng dẫn chi tiết trong toàn bài.

Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào liên quan tới hóa đơn điện tử của VNPT, vui lòng liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn chi tiết! Hoặc tìm hiểu thêm thông tin khác trên website VNPT và oneSME by VNPT.