Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian gần đây được nhiều khách hàng quan tâm. Bởi sử dụng hóa đơn điện tử là điều bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng. Sau đây là thủ tục đăng ký hóa sử dụng đơn điện tử mà bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào cũng nên biết.

1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để doanh nghiệp có thể làm thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những điều kiện cần thiết như sau:

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có khả năng hoặc đang thực hiện các giao dịch điện tử trong vấn đề kê khai thuế với cơ quan thuế. 
• Doanh nghiệp có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp có chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định của pháp luật.

2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Để đăng ký hóa đơn điện tử ứng dụng trong việc phát hành hóa đơn của doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước:

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2019

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc cũng có thể thông qua văn bản bằng giấy.

Doanh nghiệp chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về quyết định này theo mẫu số 01 phụ lục của thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của bộ Tài chính ban hành.

Tham khảo mẫu quyết định tại ĐÂY

Bước 2: Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Theo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC của bộ Tài chính ban hành, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử rồi gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn gửi cho khách hàng đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

3. Phản hồi của cục thuế sau khi nộp hồ sơ

Cơ quan thuế sau khi nhận được hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ kiểm tra các thông tin trong hồ sơ. Sau khi xét duyệt hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về email của đại diện công ty.

• Đăng ký thành công: Nếu quy trình đăng ký thành công thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
• Đăng ký không thành công: Nếu không thành công, doanh nghiệp kiểm tra lại hồ sơ đăng ký xem đã chính xác hay chưa. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của cơ quan Thuế thông qua hotline hoặc đơn vị triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

4. Những lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử rất đơn giản và còn mang lại nhiều lợi ích

Trường hợp 1: Với doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp phải thực hiện hủy bỏ những hóa đơn giấy còn tồn và chưa sử dụng (nếu có) tính từ lúc doanh nghiệp được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Nếu đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Nếu có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Trường hợp 2: Đối với doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Trong 01 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo về mail của đại diện công ty về việc chấp thuận hay không chấp thuận đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
• Nếu cơ quan Thuế chấp nhận thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã và thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có). 
• Nếu không chấp nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và tiến hành gửi lại đơn đăng ký.
• Nếu doanh nghiệp cần thay đổi thông tin đã đăng ký hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thực hiện quy trình thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 nêu trên.

5. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử tại VNPT

Khách hàng có thể liên hệ với VNPT để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử:

• Khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ HĐĐT và ký hợp đồng
• Khách hàng đăng ký mẫu hóa đơn điện tử phát hành và cung cấp thông tin muốn hiển thị trên hóa đơn điện tử
• Phối hợp với VNPT chỉnh sửa hóa đơn nếu cần thiết
• Sử dụng hóa đơn điện tử VNPT: Sử dụng phần mềm và thao tác trên phần mềm như: tạo quyết định, thông báo phát hành hóa đơn, xuất hóa đơn Demo

Đăng ký hóa đơn điện tử của VNPT cũng cần thông qua thủ tục trên

Tương tự như thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử do nhà nước quy định, sau khi đăng ký hóa đơn điện tử tại VNPT, khách hàng cũng cần thực hiện những thủ tục sau:

• Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế
• Tiến hành khởi tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế
• Phát hành hóa đơn theo quy định phát hành hóa đơn điện tử
• Ký số vào hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử VNPT sẽ giúp khách hàng tiết kiệm chi phí tối ưu, dễ dàng quản lý, thuận tiện sử dụng, an toàn và dễ khai thác dữ liệu. Đây là giải pháp ưu việt thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.

Trên đây là điều kiện cần và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Hy vọng với những chia sẻ này các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng hơn. Hãy liên hệ 18001260 nếu bạn có thắc mắc. VNPT sẽ giải đáp chi tiết và cụ thể.