Quản lý hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp cho các tổ chức, đơn vị kinh doanh kiểm soát tốt dòng tiền ra - vào, tránh thất thoát. Vậy, làm thế nào để quản lý hiệu quả hóa đơn điện tử? 4 cách trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi này.

1. Quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử

Pháp luật đã ban hành những quy định về việc quản lý hóa đơn điện tử giúp người dân thực hiện đúng. Theo đó:
- “Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này” (Khoản 2 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các sơ sở kinh doanh phải quản lý hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật

2. Hướng dẫn 4 cách quản lý hóa đơn điện tử hiện nay

Tham khảo ngay 4 gợi ý cách dưới đây để tận dụng được tối đa lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho người dùng.

2.1. Tạo tài khoản email chuyên dùng để quản lý hóa đơn điện tử

Bạn cần tạo 1 tài khoản email chuyên dùng để lưu trữ và trao đổi hóa đơn với các bên khách hàng, đối tác.
- Về ưu điểm: Dễ dàng thống kê, theo dõi, tìm kiếm hóa đơn, tránh nhầm lẫn với các email công việc khác.
- Về nhược điểm: Mất thời gian nhập liệu, sao kê thủ công lên phần mềm kế toán và có khả năng mất dữ liệu khi email bị khóa.

Doanh nghiệp có thể lập tài khoản email riêng để quản lý hóa đơn điện tử

2.2. Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng hình ảnh

Ngoài cách tạo email, các cơ sở kinh doanh cũng có thể lưu lại ảnh hóa đơn điện tử tại các thư mục và phân loại theo các tiêu chí như ngày tháng, đơn vị cung cấp, phân phối,…

- Về ưu điểm: Dễ thực hiện, phân loại và lưu trữ.
- Về nhược điểm: Có nguy cơ mất dữ liệu khi thiết bị lưu trữ gặp phải sự cố, quy trình lưu trữ còn phức tạp gây mất thời gian quản lý. Đặc biệt là đối với những cơ sở kinh doanh quy mô lớn với lượng hóa đơn phát sinh liên tục.

2.3. Thống kê hóa đơn điện tử bằng file Excel

Thống kê hóa đơn bằng file Excel cũng là 1 trong số những cách quản lý phổ biến đối với nhiều cơ sở kinh doanh. Sau khi chuyển/nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán sẽ thực hiện nhập liệu lên file Excel và gắn kèm link hóa đơn để tiến hành quản lý tổng thể.
- Về ưu điểm: Dễ thống kê, tra cứu, phân loại và hỗ trợ nhiều tính năng có ích trong công tác kế toán.
- Về nhược điểm: Có thể xảy ra sai sót khi nhập số liệu trong quá trình từ hóa đơn đến file Excel và từ file Excel đến phần mềm kế toán

2.4. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử ra đời đã giải quyết được các nhược điểm của 3 cách thức thủ công kể trên.
Về ưu điểm:
- Tích hợp nhiều tính năng quản lý giúp dễ dàng kiểm soát, theo dõi, tra cứu hóa đơn điện tử.
- Hạn chế sai sót do tính năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán và tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
- Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí quản lý hóa đơn.
Về nhược điểm: Không miễn phí như các cách làm thủ công.

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử là lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp hiện nay

3. VNPT-Invoice - Giải pháp tối ưu trong hoạt động quản lý hóa đơn điện tử

VNPT-Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển trên cơ sở đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật. Với nhiều ưu điểm vượt trội, VNPT-Invoice đem đến nhiều tiện ích cho quá trình quản lý hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp, đồng thời góp phần đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số ở Việt Nam.

3.1. Ưu điểm vượt trội của dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT-Invoice

Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực như:
- Dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử: VNPT-Invoice giúp đơn giản hóa việc tạo lập, phát hành, thống kê và tìm kiếm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Đồng thời, bạn sẽ có thể dễ dàng hạch toán, quyết toán và đối chiếu dữ liệu với các cơ quan quản lý Thuế khi cần.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi sử dụng VNPT-Invoice, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn 1 cách nhanh chóng thông qua email, portal; in hóa đơn khi cần thiết và lưu trữ miễn phí dữ liệu hóa đơn bằng phương tiện điện tử trong thời gian 10 năm.
- Tính bảo mật cao: Dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT mã hóa và lưu trữ dữ liệu hóa đơn với nhiều lớp bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời tích hợp tính năng tự động sao lưu giúp bảo toàn dữ liệu 1 cách nguyên vẹn, tránh tình trạng thất lạc hay hư hỏng hóa đơn.
- Thuận tiện sử dụng: Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của VNPT có khả năng thích ứng với nhiều loại hóa đơn đặc thù và phù hợp với đa dạng loại hình doanh nghiêp.
Ngoài ra, VNPT-Invoice còn có thể tích hợp với các phần mềm quan trọng khác như phần mềm kế toán, CRM,... giúp quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn.

>>> Xem thêm: Tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu để kiểm tra thông tin doanh nghiệp

VNPT-Invoice là giải pháp tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp trong quản lý hóa đơn điện tử

3.2. Bảng giá dịch vụ VNPT-Invoice

Dưới đây là bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT-Invoice:

Lưu ý: Giá gói đã bao gồm đơn giá nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế.

Trên đây là 4 cách quản lý hóa đơn điện tử đơn giản mà các cơ sở kinh doanh có thể thực hiện trong quá trình hoạt động trên thị trường. Để có thể quản lý hóa đơn điện tử 1 cách dễ dàng, an toàn và hiệu quả, bạn hãy liên hệ hotline 1800 1260 hoặc truy cập website OneSME để được tư vấn và biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ.