3 nguyên nhân lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử và cách khắc phục

Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử là lỗi xuất hiện sau khi người dùng ký tệp tờ khai thành công. Sự xuất hiện của nó làm chậm trễ thời gian giao dịch, gây cản trở công việc. Có 3 nguyên nhân gây ra lỗi trên mà bạn cần biết để có cách khắc phục nó. Bài viết sẽ chỉ ra các nguyên nhân cùng cách khắc phục, đồng thời đưa ra lưu ý để hạn chế lỗi khi sử dụng chữ ký điện tử.

1. Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử là tình trạng gì?

Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử là lỗi xuất hiện sau khi người dùng ký tệp tờ khai thành công. Nó xuất hiện dưới dạng dòng chữ nổi bật màu đỏ “Chữ ký điện tử không hợp lệ: Hồ sơ không có chữ ký điện tử”.

Lỗi “hồ sơ không có chữ ký điện tử”

Hình ảnh minh họa lỗi “hồ sơ không có chữ ký điện tử” trong một giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử được dùng để thực hiện những giao dịch điện tử như kê khai thuế điện tử, ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn điện tử. Bạn có thể tưởng tượng được hậu quả của việc trì hoãn một hợp đồng quan trọng, đánh mất một cơ hội đáng giá, trễ hạn đóng thuế, hay trì hoãn các công việc khác,… đó là những tác hại nghiêm trọng mà lỗi “hồ sơ không có chữ ký điện tử” mang lại.

Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử xuất hiện vào thời điểm người dùng tưởng chừng mình đã hoàn thành giao dịch. Mức độ nghiêm trọng của lỗi này phụ thuộc vào giá trị giao dịch, hay cơ hội mà giao dịch đó mang lại, gây tốn thời gian của người sử dụng chữ ký điện tử.

Vậy, làm sao để khắc phục lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử? Phần tiếp theo sẽ nêu cụ thể các nguyên nhân và cách xử lý chi tiết.

Tìm hiểu thêm: 4 nguyên nhân và cách xử lý khi không ký được chữ ký số VNPT

2. Nguyên nhân và cách xử lý lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử

Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử xuất hiện do 4 nguyên nhân sau và cách xử lý cụ thể cho từng nguyên nhân dưới đây:

2.1 Lỗi không có chữ ký điện tử do lưu file không đúng định dạng

Mô tả: Người dùng tiến hành lưu file nhưng không đúng định dạng, nghĩa là file Word nhưng không dùng đuôi .doc khi lưu hoặc lưu file Excel nhưng không dùng đuôi .xls.

Cách xử lý: Lưu lại file với định dạng đúng của nó.

Đối với Word bạn nên lưu dưới định dạng Word 97-2003 Document

Vì định dạng này sẽ cho phép file mở được ở nhiều chương trình khác nhau, tức là file của bạn được chỉnh sửa bằng Word 2010 (định dạng đuôi là .docx) thì file đó cx có thể mở ở Word 2003 (định dạng đuôi là .doc) khi bạn lưu nó dưới định dạng Word 97-2003 Document.

Lựa chọn định dạng Word 92-2003 Document

Lưu file word dưới định dạng Word 92-2003 Document

Tương tự như vậy, file Excel bạn nên lưu dưới định dạng Excel 97-2003 Workbook.

Lựa chọn định dạng Excel 92-2003 Workbook

2.2 Sử dụng ký số tệp định dạng Microsoft Word phiên bản 2007 trở lên

Mô tả vấn đề: Khi sử dụng phần mềm Microsoft Word phiên bản 2007 trở lên, một số tính năng của file có thể bị thay đổi vĩnh viễn khi chuyển file từ định dạng này sang định dạng khác, ký tự bị mã hóa sai. Từ đó khiến trang web không thể thực hiện ký số trên tệp tờ khai và thông báo lỗi: “Chữ ký điện tử không hợp lệ: Hồ sơ không có chữ ký điện tử”.Tuy nhiên định dạng .doc (sử dụng Microsoft Word phiên bản thấp hơn 2007) tương thích với mọi phiên bản. Cách xử lý:

- Bước 1: Tạo một tệp tin mới, hoặc lưu tập tin cũ dưới định dạng Microsoft Word phiên bản thấp hơn (từ 2003-2007).
- Bước 2: Tiến hành ký số lại và nộp tờ khai.

2.3 Máy tính chưa cài Java hoặc sử dụng phiên bản Java cũ

Mô tả vấn đề: Máy tính của bạn đã tải Java và sẵn sàng mọi thứ để thực hiện các giao dịch bằng chữ ký điện tử. Tuy nhiên khi ký tệp tờ khai, trang web lại thông báo lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử. Cách xử lý:

- Bước 1: Tiến hành kiểm tra lại phiên bản Java trong máy.
- Bước 2: Xóa phiên bản hiện có trong máy của bạn, tải lại phiên bản khác tại Download Java for Windows, trong trường hợp phiên bản 64-bit không phù hợp, bạn hãy tải bản 32-bit.

Ấn nút Install

Ấn nút Install (cài đặt) bản Java mới

3. Lưu ý sử dụng chữ ký điện tử

Để không lặp lại tình trạng lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử, người dùng cần để ý từ các nguyên nhân.

Kiểm tra máy tính:

- Cắm USB Token vào cổng USB còn sử dụng được: người dùng nên thường xuyên kiểm tra tình trạng cổng USB và khắc phục các cổng kết nối lỗi, để công việc không bị ngắt quãng, hạn chế xảy ra những trường hợp đáng tiếc.
- Kiểm tra phiên bản Java có tương thích: máy tính thường xuyên cập nhật sẽ có một số thay đổi ảnh hưởng đến những ứng dụng khác, vì vậy người dùng nên kiểm tra phiên bản Java sao cho tương thích với máy tính.

Kiểm tra phiên bản Java

Kiểm tra phiên bản Java của máy tính

Cài đặt trình duyệt Chrome: ngoài Chrome còn có rất nhiều trình duyệt khác với những tính năng tiện lợi và tốc độ nhanh hơn. Tuy nhiên cài đặt trình duyệt Chrome là một trong những yêu cầu để sử dụng chữ ký điện tử. Kiểm tra USB Token:

- Token còn hạn sử dụng: Người dùng có thể liên hệ với đơn vị tạo chữ ký điện tử VNPT - CA để gia hạn.
- Sử dụng đúng USB Token: sử dụng nhiều USB Token không phải là một cách hay để tối ưu hóa chữ ký điện tử, hãy lựa chọn USB Token phù hợp của chữ ký điện tử.
- Hạn chế sử dụng nhiều USB Token trên cùng 1 máy: sử dụng nhiều USB Token có thể gây nhầm lẫn và tốn thời gian.

Kiểm tra hạn chữ ký số: Nhiều trường hợp người dùng không nhớ rõ ngày đăng ký chữ ký số, không để ý hạn sử dụng chữ ký số, hay nhầm tưởng chữ ký số có thể sử dụng mãi mãi.

Để gia hạn chữ ký số, vui lòng liên hệ với VNPT - CA qua hotline 1800 1260 - 1800 1166 hoặc các Trung tâm kinh doanh VNPT tỉnh hoặc thành phố gần nhất.

Xem thêm:

Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử xuất hiện do nhiều nguyên nhân như cách lưu file hay phiên bản Java của máy tính. Lỗi hồ sơ không có chữ ký điện tử không được xử lý kịp thời có thể gây ảnh hưởng đến công việc của người sử dụng. Đồng thời, người dùng chữ ký điện tử cũng cần biết thêm một số lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử để tránh lặp lại tình trạng lỗi.

Trong quá trình sử dụng dịch vụ, nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ cho VNPT-CA qua tổng đài 1800 1260 - 1800 1166 (miễn phí) để được tư vấn chi tiết nhé.