VNPT-BHXH là dịch vụ kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến cho phép người dùng thực hiện các giao dịch bảo hiểm xã hội đơn giản, tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Bằng việc hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội VNPT, bài viết sau đây sẽ giúp khách hàng có thể nhanh chóng sử dụng dịch vụ VNPT-BHXH một cách hiệu quả.

1. Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội VNPT

Quy trình kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến trên phần mềm VNPT gồm có ba giai đoạn: chọn thủ tục kê khai, thực hiện kê khai và kết xuất báo cáo. Tìm hiểu hướng dẫn kê khai bhxh VNPT dưới đây để nắm được thông tin nhé:

1.1. Chọn thủ tục kê khai

Khi chọn thủ tục kê khai BHXH trên phần mềm VNPT, người dùng sẽ tiến hành các bước như sau:

Bước 1. Mở phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử của VNPT.

Bước 2. Chọn “Thu BHXH”.

Bước 3. Chọn thủ tục kê khai.

Bước 4. Chọn đợt kê khai (Trong đó, đợt là những hồ sơ đã được tạo trong một tháng).

Cách kê khai bhxh qua mạng VNPT

Lưu ý:

• Trường hợp muốn tạo hồ sơ để gửi đi, bắt buộc phải chọn tháng và năm hiện tại.
• Trường hợp muốn xem lại thủ tục đã được lưu trước đó thì chọn đợt, tháng và năm cần xem.
• Trường hợp tháng đó chưa có hồ sơ được tạo, đợt mặc định sẽ là 1. Nếu tháng đó đã có hồ sơ được tạo mà muốn tạo mới thì chọn nút “(+) Tạo mới đợt”.

1.2. Thực hiện kê khai

Để tạo hồ sơ kê khai, người dùng có thể chọn 1 trong 2 cách sau.

Cách 1:

Bước 1. Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm.

• Tích vào dấu (+) để chọn từng nhân sự hoặc chọn phòng ban sau đó ấn “Chọn hết” để lấy danh sách nhân sự theo phòng ban.

Trường hợp chưa có sẵn thông tin nhân sự, cần nhập trực tiếp dữ liệu thông tin nhân sự lên phần mềm.

Bước 2. Chọn loại khai báo, phương án kê khai và điền những thông tin còn thiếu.

• Tại bước này, người dùng sẽ chọn loại khai báo và phương án kê khai tùy theo mục đích sử dụng. Đồng thời điền đầy đủ thông tin còn thiếu tại màn hình giao diện của phần mềm.

Lưu ý: 

• Đối với 1 số tờ khai khi nhập dữ liệu cần phải điền mã số BHXH của người lao động.
  • Trường hợp nhân sự đã có mã số BHXH, tra cứu mã số BHXH tại: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu.
  • Trường hợp nhân sự chưa có mã số BHXH phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình.
• Cần điền tổng số thẻ và số sổ đề nghị cấp.

Bước 3. Tạo bảng kê khai hồ sơ và đính kèm (nếu có).

• Chọn tab “D01-TS 595” và điền những thông tin còn thiếu.

• Nếu cần tải lên file đính kèm, chọn tab “Đính kèm 595”.

Bước 4. Chọn “Ghi” để lưu lại hồ sơ đã kê khai, sau đó chọn “Kết xuất báo cáo”.

Cách 2:

Bước 1. Tải file mẫu.

• Sau khi chọn thủ tục kê khai, chọn “File mẫu” để tải về (định dạng xlsx).

• Tiến hành kê khai theo mẫu và lưu lại.

Bước 2. Chọn “Nạp dữ liệu” để nộp lại file mẫu vừa kê khai.

Bước 3. Làm bảng kê hồ sơ.

• Cách thực hiện tương tự như bước (1), (2) vừa làm ở cách 2 hoặc bước (3) ở cách 1.

Bước 4. Chọn “Ghi” để lưu lại những thông tin đã kê khai.

Lưu ý:

• Dữ liệu kê khai sẽ chỉ được lưu lại khi màn hình hiển thị thông báo “Cập nhật tờ khai thành công!” như sau:

• Trường hợp kê khai không thành công, màn hình sẽ hiển thị thông báo lỗi, đồng thời sẽ xuất hiện dấu hiệu báo lỗi tại dòng đang bị lỗi hoặc thiếu thông tin. Lúc này, người dùng cần kiểm tra và kê khai lại đầy đủ.

1.3. Kết xuất báo cáo

• Sau khi chọn “Ghi” lại hồ sơ và “Kết xuất báo cáo”, người dùng cần kiểm tra lại hồ sơ và các tờ khai cần nộp, sau đó ấn “Ký số” và “Gửi tờ khai”.

Lưu ý: Sau khi gửi hồ sơ, người dùng chọn “Lịch sử giao dịch” để kiểm tra trạng thái hồ sơ vừa kê khai.

Trong quá trình thực hiện theo hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội VNPT trên, bạn có thể gặp phải một số lỗi. Hãy cùng tìm hiểu về các lỗi này ở phần 2 của bài viết. 

2. Cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi kê khai BHXH VNPT 

Khi tiến hành kê khai bảo hiểm xã hội trên phần mềm VNPT-BHXH, 1 số sự cố có thể phát sinh gây cản trở quá trình sử dụng của người dùng. Dưới đây là biểu hiện, nguyên nhân và cách khắc phục 1 số lỗi thường gặp.

2.1. Lỗi chữ ký số 

Biểu hiện lỗi:

• Khi người dùng thực hiện thao tác ký số hoặc Lấy thông tin chữ ký số, phần mềm báo lỗi  "Ký số thất bại. Vui lòng kiểm tra lại chứng thư!" hoặc "Kết nối với VNPT-Plugin bị đóng bởi người dùng".
• Màn hình phần mềm load liên tục để lấy thông tin chữ ký số mà không dừng lại.

Nguyên nhân lỗi:

• Do ứng dụng VNPT-BHXH Plugin cài  trên máy đơn vị đã  bị lỗi hoặc đang bị chặn bởi phần mềm diệt virus.

Để khắc phục tình trạng này, người dùng có thể thực hiện các cách sau:

Cách 1: Kiểm tra máy tính của đơn vị có cài và chạy phần mềm diệt virus hay không. Nếu có thì tắt phần mềm diệt virus rồi khởi động lại phần mềm và thao tác ký số/lấy thông tin CKS.

Cách 2: 

• Bước 1. Mở thư mục cài đặt phần mềm VNPT - BHXH 5.0 bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng phần mềm VNPT - BHXH 5.0 => Chọn “Open file location”

• Bước 2. Trong thư mục cài đặt phần mềm VNPT - BHXH 5.0, mở thư mục: “resources\app.asar.unpacked\app-assets\plugin-ca\Windows\VNPT-CA Plugin”.

• Bước 3. Mở file “VNPT-BHXH Plugin.exe.config” bằng Notepad hoặc Notpad++ để sửa file.

• Bước 4. Nhấp chuột phải vào file “VNPT-BHXH Plugin.exe” => Chọn “Run as administrator”.

• Bước 5. Khởi động lại phần mềm VNPT-BHXH 5.0 hoặc reset máy sau đó thực hiện lại thao tác ký số.

Cách 3: Cài đặt lại phần mềm sau đó thực hiện thao tác ký số/lấy thông tin CKS. 

Cách 4: Cài lại Token Manager, khởi động phần mềm và thao tác ký số/lấy thông tin CKS.

2.2. Lỗi thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký

Nguyên nhân lỗi:

• Do thông tin trên chữ ký số của đơn vị đang sử dụng không đồng nhất với thông tin chữ ký số được lưu trữ trên hệ thống xử lý hồ sơ của BHXH Việt Nam. 
• Lỗi thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký thường xảy ra sau khi đơn vị gia hạn chữ ký số nhưng chưa tiến hành đăng ký thông tin chữ ký số mới được gia hạn này với cơ quan BHXH.

Cách khắc phục:

• Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính.
• Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm VNPT-BHXH.
• Bước 3: Bên menu trái, chọn mục [Đăng ký BHXH]/[Thay đổi thông tin].
• Bước 4: Chọn nút "Lấy thông tin chữ ký số", sau đó chọn chữ ký số tương ứng mà đơn vị muốn đăng ký với cơ quan BHXH.
• Bước 5: Chọn "Thay đổi thông tin đăng ký" và đợi email xác nhận từ phía BHXH Việt Nam để hoàn tất (trong khoảng từ 3 - 5 phút).

2.3. Lỗi cấu trúc XML file tờ khai chưa đúng với file XSD BHXH Việt Nam

Nguyên nhân lỗi:

• Do phần mềm VNPT-BHXH chưa được cập nhật lên phiên bản mới nhất hoặc cập nhật phần mềm lỗi, vì vậy hồ sơ gửi đến BHXH Việt Nam sẽ bị từ chối do sai cấu trúc hồ sơ.

Cách khắc phục:

• Cài lại phần mềm kê khai VNPT-BHXH (Chú ý sao lưu dữ liệu đầy đủ trước khi tiến hành cài lại phần mềm).

2.4.  Điều chỉnh thông tin đã gửi

Sau khi hoàn thành gửi hồ sơ, phần mềm sẽ không cho phép người dùng điều chỉnh thông tin đã gửi. Trường hợp người dùng muốn sửa thông tin cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo đợt kê khai mới.
• Bước 2: Sử dụng chức năng “Sao chép” trên giao diện để lấy dữ liệu từ đợt mong muốn.

• Bước 3: Tiến hành điều chỉnh thông tin.

2.5. Đính kèm nhiều file ảnh lên phần mềm kê khai

Khi người dùng thực hiện kê khai hồ sơ, ứng dụng VNPT-BHXH chỉ cho phép đính kèm tối đa 1 file trên phần mềm. Trường hợp cần đính kèm nhiều file ảnh lên phần mềm kê khai BHXH, người dùng có thể tiến hành các bước:

• Bước 1: Tạo mới 1 file Word.
• Bước 2: Chèn các ảnh muốn đính kèm lên phần mềm vào trong file Word vừa tạo.
• Bước 3: Nhấn chọn “File”.

• Bước 4: Chọn “Export” => “Create PDF/XPS Document” => “Create PDF/XPS”.

• Bước 5: Chọn nơi lưu file và đặt tên file => Nhấn “Publish”.

Lưu ý: Người dùng phải lưu file với định dạng PDF.

• Bước 6: Đính kèm file PDF vừa lưu lên phần mềm.

Trên đây là hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội VNPT và cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi kê khai bảo hiểm trên phần mềm VNPT-BHXH.

Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào liên quan tới phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội VNPT-BHXH, vui lòng liên hệ tới hotline miễn phí 1800 1260 (24/7) hoặc mục Liên hệ trên website để được giải đáp chi tiết nhé.