Hợp đồng thư điện tử: Tính pháp lý, hướng dẫn quy trình thực hiện

Hợp đồng thư điện tử là loại hình hợp đồng phổ biến với nhiều tính năng tiện lợi như tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí và hình thức ký kết đơn giản, có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Để giúp người dùng có thể sử dụng Hợp đồng thư điện tử một cách thuận lợi và tránh khỏi những rủi ro không đáng có, bài viết sau đây sẽ cung cấp những thông tin cụ thể về hình thức ký kết, cơ sở pháp lý, điều kiện công nhận và quy trình ký kết Hợp đồng thư điện tử.

1. Hợp đồng thư điện tử là gì?

Hợp đồng thư điện tử là 1 loại hợp đồng hình thành qua việc trao đổi, xác nhận và ký kết bằng phương thức điện tử. Khi sử dụng Hợp đồng thư điện tử, các bên tham gia sẽ thực hiện ký hợp đồng qua thư điện tử/email.

Không giống như các loại hợp đồng điện tử khác, Hợp đồng thư điện tử cho phép người dùng soạn thảo văn bản ngay tại phần soạn thảo thư điện tử. Đây là một điểm đặc biệt của dịch vụ Hợp đồng thư điện tử khi giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đem lại nhiều tiện lợi cho người sử dụng.

Lưu ý quan trọng:

Khi thực hiện giao kết, Hợp đồng qua thư điện tử sẽ chỉ được pháp luật công nhận về giá trị pháp lý khi người dùng truy cập và thực hiện ký kết trên phần mềm chữ ký điện tử và đường link chứa hợp đồng.

Mọi phản hồi qua thư điện tử đều không được đảm bảo cơ sở chắc chắn cho các thỏa thuận. Do vậy, khi có vấn đề phát sinh về mặt pháp lý, pháp luật sẽ khó có thể can thiệp và giải quyết mâu thuẫn giữa các bên tham gia ký kết.

Hợp đồng thư điện tử hiện là loại hình hợp đồng phổ biến với nhiều tính năng tiện lợi

Hợp đồng thư điện tử có thể sử dụng cho hầu hết các trường hợp và các lĩnh vực như dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt không được áp dụng loại hình này, cụ thể:

- Không áp dụng đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác (Theo Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005).
- Không áp dụng trong một số trường hợp luật quy định Hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký (Theo Khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015).

Thông thường, quy trình ký kết Hợp đồng điện tử qua Email gồm có 03 bước:

Bước 1. Mở Email và truy cập đường link Hợp đồng thư điện tử.

Bước 2. Xem xét hợp đồng. Tại bước này, các bên giao dịch sẽ tiến hành rà soát và xem xét nội dung hợp đồng trước khi xác nhận ký kết.

Bước 3. Thực hiện ký kết hợp đồng. Sau khi đồng ý với các nội dung thỏa thuận, người dùng sẽ sử dụng chữ ký điện tử để ký Hợp đồng thư điện tử thông qua các thiết bị như máy tính, laptop hay điện thoại.

2. Cơ sở tính pháp lý của Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử

Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử được pháp luật công nhận tính pháp lý tại Điều 10 và Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH1.

Trong quy định về Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu tại Điều 10, thư điện tử được công nhận là một hình thức của thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.”

Điều 11 đã quy định về Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Ngoài ra, Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 còn quy định: “Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản”.

Như vậy, căn cứ trên cơ sở các văn bản pháp luật kể trên, có thể khẳng định giá trị pháp lý của Hợp đồng thư điện tử vẫn được công nhận. Về mặt pháp lý, các bản hợp đồng điện tử được ký kết bằng Email vẫn phát huy hiệu lực tương đương như các hợp đồng truyền thống.

Hợp đồng thư điện tử có hiệu lực pháp lý tương đương như hợp đồng truyền thống

3. Điều kiện để hợp đồng điện tử ký kết qua email có giá trị hiệu lực

Để đảm bảo hợp đồng qua thư điện tử có hiệu lực và được pháp luật công nhận, cần đảm bảo các điều kiện gồm:

- Hợp đồng thư điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và các quy định pháp luật về hợp đồng.

Lưu ý: Khoản 2 Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó”. Vì vậy, nếu hợp đồng cần ký kết rơi vào trường hợp này, các bên sẽ không được ký hợp đồng qua email.

- Các bên tham gia cần có quyền thỏa thuận và đồng ý sử dụng phương tiện điện tử trong việc ký kết, thực hiện hợp đồng, đồng ý về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
- Cần có sự thống nhất giữa các bên tham gia giao dịch về các vấn đề như trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng, quy trình gửi và nhận, địa điểm gửi và nhận, thời điểm tài liệu giao dịch có hiệu lực, quy tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…
- Trong quá trình giao dịch qua Email, mỗi bên cần có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Trong đó, cần đảm bảo đội ngũ nhân lực trung thực, chuyên nghiệp và cẩn trọng, quy chế quản lý chặt chẽ, đầy đủ và phương tiện điện tử hiện đại.
- Bên cạnh giao dịch bằng thư điện tử, các bên cần có bản gốc để đối chiếu khi cần thiết và đề ra các nguyên tắc giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện giao dịch.

Trong giao kết hợp đồng điện tử cần có sự thống nhất chặt chẽ giữa các bên giao dịch

Có thể bạn quan tâm: Nhận diện các loại hợp đồng điện tử và trường hợp nên áp dụng

4. Quy trình ký Hợp đồng điện tử qua dịch vụ eContract của VNPT

Được nghiên cứu và phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, dịch vụ VNPT eContract mang đến cho doanh nghiệp giải pháp Hợp đồng điện tử an toàn và vô cùng hiệu quả. Dịch vụ VNPT eContract cho phép các bên giao kết các loại hợp đồng bằng các phương tiện điện tử với nhiều tính năng tiện lợi.

VNPT eContract là giải pháp Hợp đồng điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay

Quy trình ký kết Hợp đồng điện tử trên nền tảng dịch vụ eContract của VNPT gồm có 04 bước:

Bước 1. Tạo Hợp đồng điện tử.

Để tạo Hợp đồng điện tử, người dùng có thể lựa chọn các mẫu hợp đồng có sẵn, hoặc soạn thảo hợp đồng trực tiếp trên ứng dụng, hoặc tải file hợp đồng có sẵn lên phần mềm dịch vụ.

Bước 2. Gửi các bên tham gia ký hợp đồng.

Hợp đồng điện tử sau khi tạo sẽ được gửi cho các bên tham gia giao kết thông qua Email. Tại bước này, người dùng có thể quy định hình thức ký cho các bên, xác minh danh tính hoặc pháp nhân bên được mời, hoặc có thể quy định vị trí chữ ký của bên ký trên hợp đồng.

Bước 3. Đàm phán trực tuyến.

Khi nhận được Hợp đồng điện tử, các bên sẽ tham gia đàm phán hợp đồng trực tuyến. Trong quá trình đàm phán, có thể mời tài khoản khác của đơn vị tham gia đàm phán hoặc chat trực tiếp trên phần mềm hiển thị hợp đồng (mọi thông tin chat sẽ được lưu lại để phục vụ cho nhu cầu tra cứu sau này).

Bước 4. Ký kết hợp đồng.

Sau khi thỏa thuận các nội dung có trong hợp đồng, các bên giao dịch sẽ tiến hành ký kết Hợp đồng điện tử. Dịch vụ VNPT eContract cho phép ký nháy, ký duyệt và ký văn thư đóng dấu. Ngoài ra còn quy định thứ tự ký và hỗ trợ 4 hình thức ký từ ký điện tử đến ký số, phù hợp với cả pháp nhân và thể nhân.

Kết lại, nhờ tính linh hoạt và được Pháp luật công nhận, hợp đồng điện tử đã và đang hỗ trợ các giao dịch diễn ra nhanh chóng hơn. Để đảm bảo Hợp đồng có hiệu lực và quyền lợi của các bên tham gia, người dùng cần thực hiện đúng các quy định trong luật. Đồng thời, các chuyên gia số khuyên người dùng nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử uy tín để đảm bảo an toàn cho các giao dịch.

Tìm hiểu thêm:

Hiện nay, VNPT eContract là phần mềm hợp đồng thư điện tử được nhiều công ty, tập đoàn tin dùng bởi vì giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực, làm việc hiệu quả và minh bạch. Liên hệ với VNPT ngay tới hotline 18001260 để được tư vấn chi tiết nhé.