Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm điều kiện cần và điều kiện đủ. Dưới đây là chi tiết những điều kiện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử cần và đủ cho doanh nghiệp. Hãy tham khảo ngay nhé.

1. Điều kiện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định, doanh nghiệp và tổ chức cần đảm bảo các điều kiện cần và điều kiện đủ sau đây nếu muốn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.

1.1. Điều kiện cần

Đầu tiên là điều kiện cần khi sử dụng hóa đơn điện tử:

• Khách hàng sử dụng là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và có giao dịch điện tử với cơ quan thuế, ngân hàng. Các giao dịch ví dụ như tiến hành nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng,…
• Khách hàng là doanh nghiệp có thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng như có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking, …..
• Doanh nghiệp sở hữu chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp lệ và có giá trị pháp lý theo đúng quy định mà pháp luật ban hành.

1.2. Điều kiện đủ

Ngoài những điều kiện cần nêu trên thì điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp cần những yếu tố bổ trợ khác như:

• Doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về cơ sở hạ tầng đầy đủ để thực hiện các công việc khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử. Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng gồm đường truyền tải thông tin điện tử như mạng Internet, các thiết bị truyền tin như máy tính bàn, laptop, một số thiết bị điện tử liên quan khác,… Ngoài ra cần có hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử để đáp ứng nhu cầu lưu trữ hóa đơn trong thời gian dài.
• Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực có đủ trình độ, khả năng để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, đồng thời có khả năng xử lý những tình huống phát sinh khi sử dụng dịch vụ.
• Doanh nghiệp sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán và đảm bảo rằng mọi thông tin dữ liệu liên quan tới hóa đơn điện tử sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán từ thời điểm bắt đầu khởi tạo hóa đơn.

2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Khi đã đáp ứng đầy đủ những điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

• Bước 1: Truy cập website của tổng cục thếu tại địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal và điền thông tin vào tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01, phụ lục của thông tư 32 ban hành kèm theo nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 02, phụ lục của thông tư 32 ban hành kèm theo nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Bước 3: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký khách hàng gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in thành văn bản gửi tới cơ quan thuế để xin giấy phép.

Hóa đơn điện tử của VNPT giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý chứng từ

Lưu ý: Trong vòng 1 ngày sau khi đăng ký cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về mail của đại diện công ty. Trong email nêu rõ cơ quan Thuế chấp nhận hay không chấp nhận yêu cầu cấp hóa đơn điện tử không có mã cho doanh nghiệp. 

• Trong trường hợp đăng ký được chấp nhận thì doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) tính từ thời điểm chính thức sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. 
• Nếu đề nghị đăng ký không được cơ quan Thuế chấp thuận thì doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của VNPT

Để sử dụng hóa đơn điện tử VNPT-Invoice, ngoài những điều kiện quy định về việc phát hành hóa đơn điện tử tại Nghị định số 119 khách hàng cần đảm bảo những yêu cầu sau:

• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có cơ sở vật chất, hạ tầng để truyền tải thông tin về hóa đơn điện tử
• Có khả năng khai thác, kiểm soát, bảo vệ và lưu trữ hóa đơn điện tử
• Có đầy đủ nguồn nhân lực để quản lý và sử dụng hóa đơn  điện tử.

Chi tiết vui lòng liên hệ tổng đài 18001260 hoặc ra các cửa hàng giao dịch của VNPT VinaPhone để được tư vấn cụ thể nhất.

Trên đây là những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ này doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có bước chuẩn bị để đăng ký sử dụng dễ dàng và thành công.