Chữ ký số không còn là điều xa lạ với nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cả cá nhân nhờ những ưu điểm vượt trội so với chữ ký tay thông thường. Khi tìm hiểu về chữ ký số, bạn có thể đã nghe đến cụm từ “chữ ký số quản trị”. Vậy chữ ký số quản trị là gì, đóng vai trò gì, ứng dụng như thế nào? Tất cả những thắc mắc này sẽ được giải thích trong bài viết dưới đây. 

1. Khái niệm chữ ký số quản trị là gì

Trước khi tìm hiểu khái niệm chữ ký số quản trị, bạn cần hiểu chữ ký số là gì? Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. 

Chữ ký số quản trị là một loại hình chữ ký số 

Chữ ký số quản trị thực chất là chữ ký số gồm 2 phần sau:

- Phần mềm: gồm chữ ký và thông tin đã được mã hóa bằng khóa bảo mật. Đây là đặc điểm để phân biệt chữ ký số quản trị với chữ ký điện tử tạo bằng excel, docs.

- Phần cứng: 1 USB token có dạng USB cắm vào máy tính. Đây là đặc điểm để phân biệt chữ ký số quản trị với chữ ký số thông minh (Smart CA). Smart CA là dạng chữ ký số từ xa không cần nền tảng HSM hoặc USB, không cần plugin hay phần mềm hỗ trợ. 

Như vậy, chữ ký số quản trị là dạng chữ ký số chứa chữ ký và thông tin của tổ chức/cá nhân ký được mã hóa trong khóa bảo mật và sử dụng USB Token khi ký. 

2. 3 Đặc tính quan trọng của chữ ký số quản trị

Khi tìm hiểu để quyết định có nên sử dụng chữ ký số quản trị hay không, người dùng thường đặt câu hỏi: Chữ ký này có được pháp luật công nhận không? Có gây ra rủi ro gì khi sử dụng không? và Chữ ký này có bảo mật thông tin tuyệt đối, tránh mạo danh không? 3 đặc tính dưới đây của chữ ký số quản trị sẽ giúp bạn yên tâm hơn. 

2.1. Tính hợp pháp

Pháp luật công nhận chữ ký số có giá trị tương đương với chữ ký thông thường. Như vậy, hợp đồng/văn bản sử dụng chữ ký số có hiệu lực theo pháp luật như hợp đồng/văn bản sử dụng chữ ký thông thường. Đây sẽ là căn cứ để giải quyết nếu các bên phát sinh tranh chấp liên quan đến chữ ký số. 

Chữ ký số quản trị có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay thông thường 

2.2. Tính bảo mật

Tính bảo mật là một trong những ưu điểm vượt trội của chữ ký số quản trị so với chữ ký tay. Chữ ký số đã được mã hóa bởi khóa riêng của người ký thông qua mã PIN (bao gồm 8-10 số) và chỉ có người ký biết. 

Quá trình bảo mật còn diễn ra trong quá trình ký. Khi có nhu cầu ký vào văn bản, người dùng sẽ cắm USB vào máy, nhấn nút trên Token. Lúc này máy sẽ hiện 1 dãy số ngẫu nhiên bao gồm 6 chữ số hiển thị từ 30-60 giây. Mã chứa dãy số này chỉ dành cho 1 người dùng ở 1 giao dịch trong 1 thời gian quy định. Sau khoảng thời gian nêu trên, dãy số sẽ tự thay đổi. Điều đặc biệt là dãy số này được nghiên cứu và tạo ra từ thuật toán cực kỳ phức tạp. Đến nay vẫn chưa có cách bẻ khóa để tạo mã giả. 

Chữ ký số quản trị có tính bảo mật cao, an toàn 

2.3. Tính toàn vẹn

Ngoài tính bảo mật, tính toàn vẹn trong môi trường điện tử cũng là điều đáng bàn tới khi sử dụng chữ ký số quản trị. Chữ ký hay nội dung văn bản sẽ không bị/không được thay đổi sau khi ký. Nếu thay đổi văn bản thì hàm băm sẽ thay đổi và bị phát hiện ngay. 

Tính toàn vẹn bảo đảm thỏa thuận các bên là duy nhất, mỗi bên không được tự ý thay đổi đồng thời cũng bảo hình thức và hiệu lực của hợp đồng/giao dịch. 

Nội dung văn bản và chữ ký số quản trị sau khi ký sẽ không thể thay đổi 

Như vậy, từ các đặc trưng trên có thể thấy chữ ký số quản trị sẽ mang lại những ưu điểm sau cho người dùng:

- Tính an toàn và bảo mật cao;

- Tiết kiệm thời gian (bao gồm thời gian in tài liệu để ký nếu ký tay; thời gian ký liên tục nếu có nhiều tài liệu chờ ký) và người dùng có thể ký ở bất kỳ đâu;

- Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển tài liệu

3. Ứng dụng của chữ ký số quản trị trong đời sống

Chữ ký số quản trị có thể sử dụng cho cả cá nhân và tổ chức. Dưới đây là các loại hình giao dịch được phép sử dụng chữ ký số phù hợp với từng đối tượng 

3.1. Giao dịch do cá nhân tham gia

Cá nhân được sử dụng chữ ký số quản trị trong các giao dịch sau:

- Kê khai, quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

- Chứng khoán điện tử

- Giao dịch ngân hàng, tín dụng

- Ký văn bản điện tử

- Hợp đồng kinh tế

Chữ ký số quản trị có thể ứng dụng được trong nhiều giao dịch 

3.2. Giao dịch do doanh nghiệp tham gia 

Doanh nghiệp được sử dụng chữ ký số quản trị trong các giao dịch sau:

- Đăng ký kinh doanh

- Kê khai, nộp thuế

- Hóa đơn điện tử

- Bảo hiểm xã hội

- Hải quan

- Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi

- Hợp đồng kinh tế

- Hợp đồng lao động

Với những ưu điểm kể trên, chữ ký số quản trị sẽ là lựa chọn nên cân nhắc nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm giải pháp thay thế chữ ký tay cho cả tổ chức và cá nhân. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin đầy đủ, toàn diện với bạn và giúp bạn giải đáp thắc mắc Chữ ký số quản trị là gì. 

Tham khảo dịch vụ chứng thực chữ ký số quản trị uy tín, bảo mật, đơn giản và nhanh chóng của VNPT qua các kênh sau: