Hiện nay hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch kinh doanh. Do đó, bạn nên biết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý và tránh những rủi ro không cần thiết.
Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được hiểu là chứng từ được tạo lập và lưu trữ trên các thiết bị điện tử bởi tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, dùng để ghi nhận các thông tin liên quan đến hoạt động giao dịch. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, hóa đơn này có thể đi kèm mã xác thực từ cơ quan thuế hoặc không.
Khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn cần chú ý rằng, hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo các tiêu chí sau:
Được lập đúng định dạng và đăng ký theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Chứa đầy đủ nội dung bắt buộc, bao gồm thông tin về bên bán, bên mua, giá trị giao dịch và chữ ký số hợp lệ.
Tuân thủ các nguyên tắc phát hành, sử dụng và lưu trữ hóa đơn theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Cách tra mã hóa đơn điện tử VNPT – VNPT Invoice theo TT78
Tại sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ?
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch, ngăn ngừa rủi ro từ hóa đơn giả hoặc sai sót, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định thuế. Quá trình này còn hỗ trợ quản lý hóa đơn hiệu quả, nâng cao tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trước khách hàng và đối tác.
Vậy làm thế nào để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ không?
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Có nhiều cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và dưới đây là cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ được nhiều người dùng nhất.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ qua cổng thông tin của Tổng Cục thuế
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ qua cổng thông tin của Tổng Cục thuế
Bước 1: Truy cập trang web của Tổng cục Thuế tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Điền chính xác các thông tin như: Mã số thuế của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha.
Bước 3: Nhấn “Tìm kiếm”. Kết quả sẽ hiển thị như sau:
Nếu hóa đơn hợp lệ, sẽ có thông báo “Đã cấp mã hóa đơn.”
Nếu không hợp lệ, thông báo sẽ là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp.”
Ưu điểm: Cách này rất tiện lợi và chính xác, đảm bảo hóa đơn của bạn đã được Tổng cục Thuế ghi nhận.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng phần mềm VNPT Invoice
Bạn có thể sử dụng phần mềm VNPT Invoice để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ chỉ với vài bước đơn giản sau:
Bước 1: Bạn mở trình duyệt web và truy cập vào trang quản trị VNPT Invoice tại https://quantridichvu-hddt.vnpt-invoice.com.vn/hoadon/kiemtra.html.
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng phần mềm VNPT Invoice cũng rất đơn giản
Bước 2: Tại giao diện chính, bạn nhấp chọn vào mục [Chọn file]. Bạn tìm đến thư mục lưu trữ hóa đơn điện tử VNPT Invoice của bạn, sau đó chọn file hóa đơn cần kiểm tra, rồi tải file lên hệ thống.
Bước 3: Sau khi tải file lên, hệ thống sẽ tự động hiển thị chi tiết nội dung hóa đơn. Bạn có thể kiểm tra các thông tin như mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền, v.v. để đảm bảo hóa đơn khớp với các giao dịch thực tế.
Bước 4: Xác minh kết quả
Nếu hóa đơn hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị trạng thái "Hóa đơn hợp lệ".
Nếu có sai sót hoặc không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu kiểm tra lại các thông tin cần thiết.
Sử dụng VNPT Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo việc kiểm tra hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác, tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Việc nắm vững cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ sẽdoanh nghiệp tránh các rủi ro tài chính trong hoạt động kinh doanh. Các phương pháp kiểm tra qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hay bằng phần mềm VNPT Invoice đều cung cấp giải pháp hiệu quả, thuận tiện, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và xác minh hóa đơn điện tử một cách chuẩn xác và nhanh chóng. Hãy thường xuyên kiểm tra hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và duy trì uy tín trong kinh doanh.
Để tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử VNPT Invoice, khách hàng có thể truy cập vào trang web https://vnpt.com.vn/ hoặc gọi tổng đài 18001260 để được tư vấn.
>>> Xem thêm: Cách gửi hóa đơn điện tử VNPT cho khách hàng theo 4 bước chi tiết
